Dunamare Onderwijsgroep streeft naar een bestendige en maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Dit doen wij onder andere door een bewuste afweging te maken tussen onze doelstellingen en de risico’s die daarmee gepaard gaan. Op deze wijze is de inzet van middelen beleidsrijk en doelmatig en vergroten wij de kans om onze strategische doelstellingen te realiseren.
Strategische risico’s zijn niet per definitie ongewenst. Als we ons willen positioneren en onderscheiden, is het creëren van kansen en het inschatten van risico’s van belang.
We geloven dat de effectiviteit van risicomanagement onlosmakelijk verbonden is met cultuur en gedrag. De motivatie om de gewenste risico-afwegingen te maken start met bewustwording en vervolgens de wil om in de geest te handelen naar de gewenste risico-afweging.
Risicoprofiel
- Risicobeheersing is bij Dunamare Onderwijsgroep geborgd in een structuur van risicobeleid (integratie in de planning- en controlcyclus). Bij besluitvorming is aandacht voor business cases, scenario’s, kansen en bedreigingen. Ook beoordelen we vaker kansen en risico’s vanuit een meer integraal perspectief (onderwijskwaliteit, HR, communicatie, Huisvesting, IT en financieel).
- Het risicobewustzijn is verder gestegen door het bevorderen van een open dialoog over risicobereidheid. De positieve risicocultuur kan verder groeien door het blijvend stimuleren van bewustwording en het borgen van vertrouwen.
- Conform beleid is de strategische risicoanalyse in 2021 opnieuw uitgevoerd. Het resultaat is dat een tijdelijke extra inzet van middelen past binnen het risicoprofiel (er is meerjarig namelijk sprake van meer vermogen dan benodigd). Ook heeft in 2021 een update van de fraude risicoanalyse plaatsgevonden.
- De voltooiing van het nieuwe strategisch koersplan in 2022 draagt bij aan een verdere versterking van het risicoprofiel.
Risicobeheersing
We beschouwen risicobeheersing als een continu proces doordat de beheersing en koppeling van risico’s met de strategie en doelstellingen voortdurend plaatsvindt. Er is veelal sprake van onderlinge afhankelijkheden – zo kunnen bijvoorbeeld strategische risico’s hun oorsprong vinden in procesrisico’s.Binnen Dunamare Onderwijsgroep vinden wij het waardevol om op verschillende organisatieniveaus tijd en aandacht te besteden aan risicomanagement:
Strategisch: risico’s die het behalen van de organisatiedoelstellingen kunnen belemmeren
Beheersing door actief het gesprek aangaan over risicobewustwording en risicobereidheid. Het cyclisch toepassen van de financiële (elke 2 jaar) en kwalitatieve strategische risicoanalyse (jaarlijks).
Tactisch: risico’s op het niveau van scholen
Formele en informele beheersing in gesprekscyclus College van Bestuur/scholen, kwaliteitsgroepen en platforms.
Operationeel: (te voorkomen) risico’s in de operationele processen
Beheersing door control framework incl. proceseigenaren (o.a. betalingen, aanbestedingen, VOG en toetsing & examinering etc.)
Strategische analyse 2021
Proces
De strategische risicoanalyse bestaat uit een financiële en een kwalitatieve analyse. De financiële risicoanalyse vindt 1 keer per 2 jaar plaats en is uitgevoerd in 2021. De analyse geeft Dunamare inzicht in hoeveel vermogen beschikbaar moet zijn om eventuele calamiteiten op te kunnen vangen. Concreet heeft de herijking als doel om het benodigde vermogen te updaten en vast te stellen of dit voldoende is in relatie tot het beschikbare vermogen. Het meerdere boven het benodigde vermogen kan als tijdelijke impuls ten behoeve van het onderwijs ingezet worden.
Ondanks de hectiek van de coronapandemie, hebben in 2021 verschillende sessies plaatsgevonden waarbij de strategische risico‘s met inbreng van de voorzitters van de kwaliteitsgroepen, hoofden Bestuurs- en Servicebureau, de afdeling Control en het CvB zijn geüpdatet. Dit alles is uitgevoerd onder begeleiding van onze externe partner Naris. Bij het beoordelen van de risico’s zijn onder andere de volgende vragen aan de orde gekomen: Wat zijn de belangrijkste veranderingen dit jaar? Welke ontwikkelingen kunnen ons weerhouden van het realiseren van de doelstellingen? Hoe verhouden wij ons tot de omgeving? Welke kansen laten nog we (deels) onbenut?
Resultaat
Het kwalitatieve resultaat is een set van 16 strategische risico‘s die zijn samen te vatten in een drietal thema‘s:
- Wendbaarheid (incl. onderwijskwaliteit, HR & cultuur);
- Huisvesting;
- Bedrijfsvoering.
Vervolgens is per strategisch risico de kans en impact ingeschat. De waardering is uitgevoerd door elkaar kritisch te bevragen op motivering. Omdat de risico’s zich niet tegelijk zullen voordoen, is de Monte-Carlomethode gebruikt. De uitkomst vergelijken wij met het beschikbare vermogen. De financiële uitkomst is terug te vinden in hoofdstuk ontwikkelingen in meerjarenperspectief.
Risicokaart 2021
Classificering van de 16 strategische risico’s:
Het algemene beeld van de herijking laat zien dat risico’s zijn verschoven naar een lagere kans en impact. Deze trend ontstaat door een toename van de bewustwording en de inzet van beheersingsinterventies.
Aan de hand van prioritering van risico’s stellen we vast of aanvullende maatregelen nodig zijn op basis van mate van acceptatie restrisico of dat we als organisatie onze middelen beter elders kunnen inzetten.
Alle strategische risico’s en maatregelen zijn gekoppeld aan een eigenaar en we erkennen het belang van een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
In het volgende onderdeel komt de beheersing van de belangrijkste strategische risico’s aan de orde.
Op welke wijze beheersen wij de belangrijkste strategische risico’s?
- Het risico van de wendbaarheid van de organisatie (strategie, cultuur en gedrag) wordt meegenomen in de verdere uitwerking van het strategisch koersplan. In het koersplan komen onder andere onze besturingsfilosofie, leidende principes op onderwijs, de kwaliteitscultuur naar waardering ‘goed’, duurzaamheid en de regiovisie tot uitdrukking. Deze regiovisie maakt het onderwijsaanbod van Dunamare inzichtelijk en wat er nodig is om onderwijskundig en financieel gezonde scholen te blijven behouden.
- De beheersing van het risico van de staat van de huisvesting maakt ook onderdeel uit van het nieuwe strategisch koersplan. De komende jaren besteden we aandacht aan de toekomstbestendigheid van de huisvesting, de aansluiting van het gebouw bij het profiel van de school, ventilatie, overige duurzaamheid en vergroening van schoolpleinen. Het risico dat gemeenten mogelijk onvoldoende voorzien in de kosten van levensverlengende renovatie of nieuwbouw, beheersen we door hier een hoge bestuurlijke prioriteit aan te geven.
- Het risico dat we kwantitatief onvoldoende gekwalificeerde medewerkers kunnen aannemen en behouden mitigeren we onder andere door in te zetten op regionale aanpak personeelstekorten (penvoerderschap) en diverse HR programma’s zoals zichtbaarheid en leiderschap. Daarnaast geven we vorm aan strategische personeelsplanning.
- Het risico van continuïteit van IT systemen en ongeautoriseerd toegang wordt verkregen tot data of dat data lekt, wordt verlaagd door de inzet van ICT beleid en het trainen van medewerkers in het signaleren en voorkomen van risico’s. Ook wordt ingezet op infrastructuurtests (PENtest en ethical hackers).
- Het risico van de effecten van de coronapandemie komen voornamelijk tot uitdrukking in leerachterstanden, zowel vakinhoudelijk als sociaal-emotioneel. In 2021 hebben scholen een schoolscan gemaakt en NPO-plannen met activiteiten vanuit de landelijke ‘menukaart’. Inzet van de activiteiten en de middelen en de effecten hiervan worden gemonitord en indien nodig wordt bijgesteld. Bovenschools vindt kennisdeling plaats op diverse thema’s en is een kerngroep samengesteld om snel in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen, zoals tijdelijke lockdowns of wijzigingen op het examen.
Fraude risicoanalyse 2021
Dunamare voert periodiek een frauderisicoanalyse uit ter identificatie van (nieuwe) frauderisico’s. In 2021 is deze analyse weer verricht middels interactieve sessies met medewerkers van de scholen en medewerkers van het Bestuurs- en Servicebureau om een voldoende spreiding van de gehele organisatie te krijgen. We ervaren door de periodieke cyclus de volgende positieve effecten:
- Een hoger bewustzijn van fraude en meer inzicht in actualiteiten en ontwikkelingen daaromtrent.
- De vastlegging van interne beheersmaatregelen t.a.v. de onderkende frauderisico’s.
- Een verdere professionalisering van Dunamare en groei van management control en interne audits.
De uitkomsten van de frauderisicoanalyse worden gerapporteerd aan het College van Bestuur, de ARC en Raad van Toezicht.
Het overall beeld is dat de frauderisico’s binnen Dunamare Onderwijsgroep reeds in voldoende mate worden beheerst door eerder genomen beheersmaatregelen.
Activiteiten 2022
In kalenderjaar 2022 vindt conform planning een update van de kwalitatieve strategische risicoanalyse plaats. Hierbij is extra aandacht voor een verdere koppeling met het nieuwe koersplan 2022. Ter beheersing van onder andere de procesrisico’s wordt opvolging gegeven aan de ontwikkeling van een control framework.
Benchmark doelmatigheid van de overhead 2021
In de zomer van 2021 is, onder begeleiding van extern onderzoeks- en adviesbureau Berenschot, inzicht verkregen in de doelmatigheid van de overhead. De centrale vraag luidde: ‘Hoe verhoudt de overhead van Dunamare zich tot die van vergelijkbare instellingen?’ Ook vinden we het van betekenis om het verhaal achter de cijfers te duiden. Het proces heeft plaatsgevonden middels de verwerking en validatie van data over het kalenderjaar 2020. Het resultaat is dat de overhead van Dunamare iets lager is dan het gemiddelde van vergelijkbare instellingen. Dit zien we ook terug in een hogere primaire formatie per 1.000 leerlingen. Aanvullend is de uitkomst dat de mate van decentralisatie van de overhead iets groter is dan het gemiddelde van de referentiegroep. Wanneer het risico bij het bestuur ligt, organiseren we zaken centraal. En als het risico en de verantwoording bij de scholen zelf liggen, organiseren we decentraal – behalve wanneer schaalgrootte voordeel oplevert.